거래처 관리 양식: 새 거래처와 기존 거래처, 어디에 더 힘쓸까요?

거래처 관리 양식에 매출 비중과 재주문 흐름을 적어 보면 새 거래처와 기존 거래처 중 어디에 힘을 더 쓸지 보입니다. 회사 사정별 세 갈래, 양식 칸, 시간 나누는 법을 설명합니다.

TAKTO · 제조업 마케팅 기획·실행 · 2026-10-27
새 거래처 찾기와 기존 거래처 챙기기 중 어디에 돈과 시간을 더 쓸지는, 거래처 관리 양식 한 장에 지금 거래처를 적어 보면 정할 수 있습니다. 재주문이 꾸준하고 매출이 여러 거래처에 고르게 나뉘어 있다면, 기존 거래처의 빈틈부터 막는 편이 먼저입니다. 그런데 매출이 한두 곳에 몰려 있거나 재주문 간격이 점점 길어지고 있다면 답이 반대입니다. 그때는 기존 거래처를 지키면서 새 거래처 찾기를 지금 시작해야 합니다.
한눈에 보기

새 거래처와 기존 거래처에 힘을 나누는 정해진 비율은 없고, 거래처 수와 매출이 몰린 정도, 재주문 흐름에 따라 달라집니다.
거래처 관리 양식에 매출 비중, 평소 재주문 간격, 마지막 주문일, 다음 연락일을 적으면 어느 쪽이 급한지 보입니다.
기존 거래처를 챙기는 일과 새 거래처를 찾는 일은 따로 노는 일이 아니라, 기존 거래처가 우리를 고른 까닭이 새 거래처를 설득할 재료가 됩니다.

새 거래처와 기존 거래처, 어디에 힘을 더 써야 하나요?
회사 사정에 따라 세 갈래로 나뉩니다. 거래처 관리 양식은 거래처마다 매출, 주문 흐름, 연락 이력을 한 줄씩 적어 다음에 무엇을 할지 정하는 표입니다. 이 표를 채워 보면 우리 회사가 어느 갈래인지 알 수 있습니다.

재주문이 꾸준하고 매출이 여러 곳에 고르게 나뉜 회사는 기존 거래처의 재주문을 놓치지 않는 일부터 하고, 남는 힘을 새 거래처 찾기에 씁니다.
매출이 한두 곳에 몰린 회사는 그 거래처를 지키는 일과 새 거래처 찾기를 함께 시작해야 합니다. 큰 거래처 한 곳이 발주를 줄이면 회사 전체가 흔들리기 때문입니다.
거래처가 하나둘 떠나고 있는 회사는 어느 쪽에 돈을 쓰기 전에 떠난 까닭부터 물어야 합니다. 까닭이 제품, 가격, 납기에 있다면 새 거래처를 데려와도 같은 자리에서 다시 떠날 수 있습니다.

그런데 흔히 "기존 고객을 지키는 쪽이 훨씬 싸다"는 말로 이 고민을 끝내곤 합니다. 그 말은 그대로 믿어도 될까요?
"기존 고객 유지가 몇 배 싸다"는 말을 그대로 믿어도 되나요?
방향은 참고할 만하지만, 숫자를 우리 회사 기준으로 쓰기는 어렵습니다. 고객 유지의 가치를 말할 때 자주 출처로 꼽히는 글 가운데 하나는 하버드 비즈니스 리뷰 1990년 9·10월호에 실린 「Zero Defections: Quality Comes to Services」(Frederick F. Reichheld, W. Earl Sasser Jr., 2026-10-27 확인)인데, 제목 그대로 서비스업을 다룬 글입니다. 다른 업종에서 나온 배수를 소재·부품 거래에 그대로 옮기면 판단이 어긋날 수 있습니다.
제조업에서는 기존 거래처를 챙기는 일에도 돈과 시간이 듭니다. 방문, 샘플, 시험 대응, 기술 상담이 다 비용입니다. 그래서 "어느 쪽이 싸다"보다 "지금 우리 거래처 표에서 어느 쪽이 비어 있나"를 보는 편이 정확합니다. 그럼 그 표에는 무엇을 적어야 할까요?
거래처 관리 양식에는 무엇을 적어야 판단이 되나요?
주소와 사업자번호만 적힌 거래처 목록으로는 판단이 되지 않습니다. 거래가 어떻게 흘러가는지와 다음에 할 일을 적는 칸이 있어야 합니다. 아래 양식을 엑셀이나 공유 문서에 그대로 옮겨 쓰면 됩니다.
거래처 관리 양식(거래처마다 한 줄) / 1. 거래처 이름과 업종. / 2. 지난 12개월 매출에서 이 거래처가 차지하는 비중. / 3. 주로 사 가는 품목. / 4. 평소 재주문 간격(예: 약 두 달마다). / 5. 마지막 주문일. / 6. 마지막 연락일과 그때 나온 이야기 한 줄. / 7. 우리가 만들지만 이 거래처에 아직 팔지 않은 품목 가운데 맞을 만한 것. / 8. 양쪽 담당자 이름(우리 쪽, 상대 쪽). / 9. 다음 연락일과 연락할 구실.
칸을 채운 뒤에는 세 가지만 봅니다. 상위 한두 곳의 매출 비중이 지나치게 큰지, 마지막 주문일이 평소 재주문 간격을 넘긴 거래처가 있는지, 다음 연락일이 비어 있는 거래처가 몇 곳인지입니다. 앞의 두 가지는 기존 거래처 쪽의 위험을, 마지막 하나는 이어가기가 끊긴 자리를 보여 줍니다.
양식을 채운 뒤 시간은 어떻게 나누나요?
표에서 급한 쪽부터 이번 달 할 일을 정합니다. 가상 장면입니다. 영업 담당자가 두 명인 한 금속 가공 회사가 표를 채워 보니, 상위 두 곳이 매출 대부분을 차지했고 세 곳은 평소 재주문 간격을 한 달 넘게 넘긴 상태였습니다. 다음 연락일이 적힌 거래처는 절반도 되지 않았습니다.
이 회사는 이번 달에 간격을 넘긴 세 곳부터 연락하고, 다음 연락일이 빈 거래처마다 날짜를 채우기로 했습니다. 동시에 매출이 몰린 위험 때문에 새 거래처 찾기도 미루지 않기로 하고, 그 첫 일로 새 거래처가 우리를 어떻게 찾을지부터 점검하기로 했습니다. 재주문 간격을 넘긴 거래처에는 판촉보다 확인하는 말이 먼저입니다.
"안녕하세요, ○○가공 △△△입니다. 지난번 납품드린 □□ 부품은 잘 쓰고 계신지 여쭤보려고 연락드렸습니다. 평소 이맘때 다음 발주를 주셨는데, 혹시 사양이 바뀌었거나 저희 쪽에서 불편하셨던 점이 있었다면 편하게 말씀해 주세요. 다음 일정이 정해지면 미리 알려 주시면 납기를 맞춰 두겠습니다."
이 연락에서 "다른 곳으로 옮겼다"는 답이 나오면 그 까닭을 표의 6번 칸에 적어 둡니다. 그 기록이 쌓이면 원인이 마케팅에 있는지, 제품·가격·납기에 있는지가 보입니다. 그렇다면 새 거래처 찾기는 어디서부터 해야 할까요?
새 거래처 찾기에 힘을 쓸 때는 어디서부터 시작하나요?
처음 보는 회사가 거래까지 오려면 찾기, 판단, 연락, 이어가기 네 칸을 지나야 합니다. 새 거래처 찾기는 앞의 세 칸의 일이고, 기존 거래처 챙기기는 이어가기 칸의 일입니다. 두 일은 이어져 있습니다. 기존 거래처에게 "왜 저희와 거래를 시작하셨는지" 물어 얻은 답은, 새 거래처가 홈페이지에서 우리를 판단할 때 보여 줄 근거가 됩니다.
TAKTO는 네 칸 가운데 어디서 끊겼는지부터 봅니다. 진단부터 하고 다음 단계는 그때 정합니다. 원인이 제품·가격·납기에 있으면 그렇다고 말씀드리고 맡지 않습니다. 문의 건수·수주·매출은 약속하지 않습니다.
오늘 해 볼 한 가지: 매출 상위 거래처 열 곳의 마지막 주문일과 평소 재주문 간격을 적어 보세요. 간격을 넘긴 곳이 있다면 이번 주에 위 문장으로 한 곳에 먼저 연락해 보세요.
우리 회사는 네 칸 중 어디서 끊겼는지 확인 신청홈페이지 주소와 주력 제품, 가장 막힌 것 한 줄만 적어 주세요. 영업일 기준 이틀 안에 메일로 답드립니다. 전화번호는 받지 않습니다.
자주 묻는 질문
인터넷에 있는 거래처 관리 엑셀 무료 양식을 써도 되나요?
써도 되지만, 무료 양식은 대개 주소와 연락처, 거래 실적처럼 장부에 가까운 칸만 있는 경우가 많습니다. 재주문 간격, 마지막 연락 내용, 다음 연락일 칸을 더해야 누구에게 언제 연락할지 판단하는 데 쓸 수 있습니다.
거래처 관리 프로그램을 따로 들여야 하나요?
거래처가 수십 곳 안팎이고 표를 고치는 사람이 한두 명이라면 엑셀이나 공유 문서로도 충분한 경우가 많습니다. 여러 사람이 동시에 고치다 기록이 엇갈리거나, 다음 연락일을 놓치는 일이 잦아지면 그때 프로그램을 검토하는 편이 맞습니다.
신규 거래처 발굴은 영업이 먼저인가요, 홈페이지가 먼저인가요?
찾아가는 영업을 하더라도 상대는 대개 연락 전후에 우리 홈페이지를 살펴봅니다. 그래서 어느 쪽이든 새 거래처가 우리를 찾고 판단하는 칸이 비어 있지 않은지부터 확인하는 편이 좋습니다.
함께 읽으면 좋은 글고객관리 엑셀 양식: CRM이 꼭 필요한가요, 엑셀로는 안 되나요?제조업 마케팅: 홈페이지·블로그·유튜브·광고 중 무엇부터 할까요?

거래처 관리 양식,거래처 관리 엑셀 양식,기존 거래처 관리